Pourquoi la gestion du tiers payant freine-t-elle encore l’accès rapide aux soins en optique, audiologie et dentisterie ? Plusieurs raisons techniques et organisationnelles expliquent des délais, des erreurs de transmission et une charge administrative lourde pour les cabinets et les patients. Face à cette réalité, la centralisation et la digitalisation des flux apparaissent comme des leviers décisifs pour améliorer la fluidité du parcours de soins.
Oxantis, lancée par VYV en 2023, propose une réponse structurée à ces enjeux en réunissant dans une seule entité la gestion du tiers payant pour l’optique, l’audio et le dentaire. La solution vise à réduire les saisies manuelles, à accélérer l’indemnisation et à renforcer la traçabilité des échanges entre assurés, professionnels et mutuelles partenaires telles que Harmonie Mutuelle, MGEN, Mutuelle Générale, SMERRA, Unéo, MNT, Apivia et Adréa Mutuelle. Pour optimiser la prise en charge, Oxantis s’appuie sur des interfaces unifiées, des alertes en temps réel et une interopérabilité poussée entre systèmes.
Oxantis et la centralisation du tiers payant optique, audio et dentaire
La plateforme Oxantis se positionne comme une solution technique destinée à réduire la fragmentation des échanges. Elle rassemble les demandes de prise en charge, les facturations et les règles de remboursement au sein d’un flux unique. Ce principe de centralisation évite les ressaisies multiples, limite les erreurs humaines et offre une vision consolidée des dossiers pour chaque assuré.
En pratique, la plateforme met en œuvre :
- la réception standardisée des feuilles de soins et des devis ;
- la validation automatique des règles de prise en charge selon les conventions ;
- la transmission sécurisée des données entre professionnels et mutuelles partenaires.
Pour un opticien, un audioprothésiste ou un chirurgien-dentiste, la centralisation se traduit par une réduction du temps consacré aux tâches administratives et par une meilleure réactivité lors de la facturation. Ainsi, la trésorerie des praticiens s’améliore via une réduction du délai d’indemnisation et une diminution des rejets de factures pour dossier incomplet.
La valeur ajoutée technique d’Oxantis tient aussi à son interopérabilité. La plateforme s’intègre aux systèmes d’information des mutuelles et aux logiciels métier des cabinets, ce qui facilite le respect des règles issues des contrats et des conventions. Par exemple :
- une demande de prise en charge initiée depuis le logiciel d’un opticien est enrichie automatiquement des droits présents chez Harmonie Mutuelle ou MGEN ;
- les règles d’éligibilité au 100 % santé sont appliquées en temps réel, réduisant les erreurs de reste à charge ;
- les notifications informent l’utilisateur de chaque étape du traitement.
La centralisation permet également un meilleur suivi statistique des flux et des anomalies, offrant des indicateurs précieux pour la gouvernance. Un tableau synthétique illustre les fonctionnalités et leurs bénéfices :
| Fonctionnalité | Bénéfice pour l’utilisateur | Impact opérationnel |
|---|---|---|
| Interface unifiée | Prise en main rapide | Réduction des erreurs |
| Automatisation des règles | Décision immédiate sur la prise en charge | Moins de rejets, gain de temps |
| Notifications et suivi | Transparence pour le patient | Amélioration de la relation client |
| Interopérabilité | Compatibilité avec les logiciels métier | Intégration fluide, moindre coût d’adoption |
Liste synthétique des gains immédiats :
- réduction des saisies répétitives ;
- meilleure visibilité sur les dossiers ;
- délais de paiement raccourcis ;
- conformité renforcée aux conventions des mutuelles.
En conclusion, la centralisation via Oxantis réduit les frictions administratives et pose les bases d’un tiers payant plus fiable pour les secteurs spécialisés. Cette approche technique favorise l’efficacité et la qualité du parcours de soins.
Comment Oxantis automatise les processus et réduit les délais de remboursement
L’automatisation est au cœur de la promesse proposée. Oxantis orchestre les règles métier, exécute les contrôles de conformité et déclenche les paiements lorsque les conditions sont réunies. Cette logique évite les blocages manuels et accélère la mise en paiement des prestations.
Les étapes automatisées comprennent l’analyse des devis, la vérification des droits auprès des mutuelles partenaires, la validation des montants couverts et la préparation des ordres de paiement. Chaque automatisation repose sur des règles paramétrables qui respectent les conventions locales et nationales.
- Contrôles automatisés : conformité des devis au 100 % santé, vérification des justificatifs.
- Enrichissement des dossiers : ajout automatique des informations manquantes via des correspondances entre bases.
- Règles de gestion : application des franchise et des plafonds selon les conventions.
Un exemple concret : un patient présente un devis pour une paire de lunettes. L’opticien envoie le dossier via Oxantis. La plateforme vérifie immédiatement les droits, applique la règle de prise en charge liée au contrat, calcule le reste à charge et déclenche la validation. Le patient ne règle que le montant restant au comptoir, sans avance. La fluidité est notable pour les flux liés au 100 % santé.
Ces automatisations ont des conséquences positives sur la trésorerie des professionnels. Les paiements sont moins souvent contestés, les rejets pour pièces manquantes diminuent et les flux financiers deviennent prévisibles. Par ailleurs, la réduction des erreurs favorise la confiance entre acteurs et diminue les coûts de recouvrement.
- Allègement des tâches administratives.
- Accélération de la déclaration de sinistre et de la prise en charge lorsque nécessaire.
- Meilleure anticipation des encaissements et gestion de trésorerie.
La traçabilité est un autre point fort : chaque action est historisée, ce qui facilite l’expertise en cas de litige et permet des audits rapides. Les équipes comptables disposent d’un journal clair des opérations, et les complémentaires santé peuvent produire des tableaux de bord d’activité pour analyser la consommation de prestations.
En somme, l’automatisation d’Oxantis permet une gestion plus rapide, plus sûre et moins coûteuse des flux du tiers payant. Cette optimisation technique contribue directement à la qualité du service rendu au patient et à la viabilité économique des cabinets.
Les bénéfices concrets pour les patients : accès aux soins et transparence
La simplification du tiers payant a des effets directs sur l’expérience des assurés. La suppression ou la réduction de l’avance de frais facilite l’accès aux soins, notamment pour les familles et les personnes à revenus modestes. La visibilité sur le remboursement et le suivi en temps réel renforcent la confiance et réduisent l’anxiété liée aux démarches administratives.
Plusieurs bénéfices sont mesurables :
- moindre avance de trésorerie ;
- suivi clair du statut des prises en charge ;
- accès facilité aux prestations du 100 % santé.
Oxantis permet au patient de visualiser l’état d’avancement de sa demande et le détail du reste à charge, évitant les mauvaises surprises à la livraison du matériel ou à l’acte dentaire. Pour des actes coûteux comme une prothèse dentaire ou un appareillage auditif, cette transparence est déterminante.
Un enseignement tiré des retours terrain : quand la communication est claire, la satisfaction augmente. Un patient informé comprend mieux les choix de traitement et la portée des garanties dont il bénéficie. Il est donc plus enclin à respecter les rendez-vous et les recommandations thérapeutiques.
- visibilité sur les cotisations et les parts couvertes par la mutuelle ;
- possibilité de comparer rapidement les options couvertes ;
- accès facilité aux réseaux de soins partenaires.
De fait, Oxantis renforce l’accompagnement du patient au-delà du simple paiement. Les notifications et les tableaux de bord contribuent à un parcours fluide. La centralisation permet aussi d’agréger l’historique des soins pour une famille, ce qui simplifie la gestion des dossiers et la coordination des interventions entre professionnels.
Exemple concret : une famille gère les soins visuels des parents et des enfants via un seul espace. Le suivi des remboursements, des échéances et des renouvellements est centralisé. Cela évite les redondances administratives et améliore l’anticipation des dépenses liées à la vision ou à l’audition.
En synthèse, la digitalisation portée par Oxantis favorise l’accès aux soins et la sérénité des patients en renforçant la transparence et la prévisibilité des prises en charge.
Les gains pour les professionnels de santé : productivité et qualité du service
La réduction des tâches administratives est souvent citée comme le premier avantage pour les praticiens. En libérant du temps, Oxantis permet aux équipes de se recentrer sur le soin et l’accueil des patients. Le bénéfice opérationnel se traduit par une meilleure organisation des rendez-vous et une qualité de prise en charge accrue.
Les professionnels observent notamment :
- une diminution du temps passé aux comptoirs ;
- moins d’erreurs de facturation ;
- une baisse des relances financières.
Les tableaux de bord personnalisés donnent une vision immédiate des dossiers en attente et des paiements à encaisser. Grâce à des indicateurs pertinents, le responsable administratif d’un cabinet peut prioriser les tâches et anticiper les besoins en trésorerie.
Le support technique et les ressources de formation fournies par Oxantis facilitent l’intégration. En 2024, plusieurs réseaux d’opticiens rapportaient une réduction significative des temps d’attente grâce à la standardisation des circuits. Les bénéfices se matérialisent aussi en réputation locale : une prise en charge plus rapide contribue à fidéliser la patientèle.
- formation continue pour le personnel administratif ;
- support réactif pour gérer les incidents techniques ;
- partage de bonnes pratiques via une communauté d’utilisateurs.
Sur le plan financier, la diminution des rejets et une meilleure traçabilité des paiements réduisent les pertes liées à des factures non recouvrées. De plus, une gestion plus fluide des dossiers améliore l’efficacité globale des équipes, ce qui peut se traduire par une augmentation du nombre de patients traités quotidiennement.
Les professionnels gagnent en sérénité et en capacité d’innovation : certains cabinets investissent ainsi le temps gagné dans des services à valeur ajoutée, comme des bilans approfondis ou des programmes de prévention auditive et visuelle. Les petites structures bénéficient tout autant que les réseaux grâce à la modularité de l’outil.
En conclusion, Oxantis transforme la gestion administrative en un levier de performance pour les professionnels, tout en renforçant la qualité du service rendu aux patients.
Le rôle du Groupe VYV, des partenaires et la gouvernance d’Oxantis
La création d’Oxantis s’inscrit dans la stratégie du Groupe VYV visant à moderniser les parcours de soins. La centralisation des activités de tiers payant permet d’optimiser les synergies entre mutuelles et d’offrir une plateforme stable et fiable. Les partenariats avec des acteurs spécialisés garantissent une mise en œuvre robuste et une adoption progressive sur le terrain.
Parmi les partenaires, des mutuelles comme Harmonie Mutuelle, MGEN, Mutuelle Générale, SMERRA, Unéo, MNT, Apivia et Adréa Mutuelle jouent un rôle clé pour définir les règles de prise en charge et partager les flux d’information.
- partage des conventions et des règles métier ;
- co-conception des interfaces et des services ;
- pilotage conjoint des évolutions réglementaires.
La gouvernance d’Oxantis repose sur une double exigence : innovation technologique et conformité réglementaire. Le Groupe VYV assure une coordination étroite entre les équipes techniques, les juristes et les interlocuteurs des mutuelles. Le recours à des partenariats externes, comme celui avec Viamédis pour l’interface, facilite la mise en œuvre en marque blanche et la montée en charge auprès des 24 000 professionnels déjà utilisateurs.
Le partage des données et le pilotage des flux exigent des garanties fortes en matière de sécurité et de confidentialité. Oxantis applique des contrôles stricts et une traçabilité complète des opérations, ce qui rassure les partenaires et les utilisateurs. Ces dispositifs réduisent les risques liés aux fraudes et améliorent la qualité des échanges.
- double contrôle des flux financiers ;
- auditabilité des opérations ;
- mécanismes de conformité aux exigences CNIL et réglementaires.
La collaboration se traduit aussi par des actions concrètes d’accompagnement : formation, déploiement progressif et retours d’expérience partagés. Cette dynamique collaborative est un facteur déterminant pour l’adoption sur le terrain et la pérennité du service.
Ainsi, la gouvernance et les partenariats structurent la montée en puissance d’Oxantis et garantissent une évolution maîtrisée au service des assurés et des professionnels.
Perspectives technologiques et évolutions attendues pour Oxantis
Oxantis ne se limite pas à une solution figée ; la plateforme vise une évolution continue pour répondre aux nouveaux besoins du secteur. Parmi les priorités figurent l’intégration d’outils d’intelligence artificielle, l’extension à d’autres secteurs (hospitalisation, pharmacie, médecine générale) et le développement d’un parcours mobile plus réactif.
Les axes d’innovation comprennent :
- outils prédictifs pour anticiper les pics d’activité ;
- détection automatisée des anomalies de facturation ;
- extensions fonctionnelles vers d’autres secteurs de la santé.
L’usage de l’IA permettra par exemple de réduire les erreurs en détectant des incohérences dans les devis ou de proposer des décisions de prise en charge assistées, tout en respectant les règles établies par les mutuelles. Parallèlement, l’extension à la pharmacie ou à l’hospitalisation offrira une continuité de la gestion du tiers payant, rendant le parcours patient encore plus fluide.
Un volet mobile renforcé permettra au patient comme au professionnel de suivre les dossiers en temps réel, d’échanger des pièces justificatives et de recevoir des notifications précises. Ces améliorations visent à rapprocher le service des attentes actuelles des utilisateurs, habitués à des interfaces rapides et intuitives.
- applications mobiles pour le suivi des dossiers ;
- dashboard prédictif pour les gestionnaires ;
- API pour intégrer de nouveaux partenaires et services.
Les enjeux restent la sécurité des données et la conformité aux cadres juridiques. L’investissement dans des infrastructures résilientes et des processus de gouvernance solides permettra d’accompagner l’innovation sans compromettre la confiance des usagers.
L’avenir d’Oxantis implique une montée en puissance progressive, où l’innovation est mise au service de l’efficacité opérationnelle et de la qualité du parcours de soins.
Accompagnement, formations et bonnes pratiques pour déployer Oxantis
L’adoption d’une nouvelle plateforme dans le secteur de la santé nécessite un accompagnement structuré. Oxantis propose un parcours complet pour former les équipes, déployer les outils et assurer la continuité des services. Cette approche pédagogique combine tutoriels, sessions de coaching et une communauté d’entraide.
Les principaux leviers d’accompagnement :
- formations en ligne accessibles 24/7 ;
- coaching personnalisé pour les premières semaines d’utilisation ;
- communauté d’utilisateurs pour partager les bonnes pratiques.
Des cas pratiques et des retours d’expérience permettent d’identifier rapidement les configurations optimales. Par exemple, l’utilisation d’un CRM couplé aux tableaux de bord Oxantis améliore la gestion des rendez-vous et la relance des dossiers en attente. L’intégration d’outils de gestion de projet comme Trello ou Notion est proposée pour structurer les phases de déploiement et suivre les évolutions.
Les équipes techniques restent mobilisées pour assurer un support réactif et traiter les incidents. Les mises à jour fonctionnelles s’appuient sur les retours terrain afin d’apporter des améliorations pertinentes et rapides. Cette boucle d’amélioration continue est essentielle pour garantir une adoption durable.
- mise à jour régulière des contenus pédagogiques ;
- feedback utilisateurs intégré dans la roadmap produit ;
- plans de formation modulaires selon la taille et le profil des structures.
Les établissements qui ont adopté une démarche d’accompagnement formelle constatent une montée en compétence plus rapide et une réduction des erreurs administratives. L’appropriation par les équipes facilite l’intégration d’Oxantis dans les processus quotidiens et maximise les bénéfices opérationnels.
En définitive, la réussite du déploiement dépend autant des outils que de la qualité de l’accompagnement : une intégration progressive et une formation continue sont des conditions sine qua non.
Questions fréquentes sur Oxantis et la gestion du tiers payant
Qui peut utiliser Oxantis ?
Oxantis est accessible aux professionnels conventionnés et aux assurés affiliés aux mutuelles partenaires du Groupe VYV, incluant des partenaires majeurs comme Harmonie Mutuelle, MGEN, Mutuelle Générale, SMERRA, Unéo, MNT, Apivia et Adréa Mutuelle. Les structures intéressées peuvent se renseigner auprès de leur référent mutualiste pour connaître les modalités d’adhésion.
Quels avantages par rapport aux méthodes classiques ?
La centralisation réduit les délais de traitement, diminue les erreurs de transmission et améliore la transparence pour le patient. Les professionnels bénéficient d’un gain de temps et d’une meilleure prévisibilité de leur trésorerie.
Comment se former à Oxantis ?
Un parcours de formation combine tutoriels vidéo, sessions de coaching et une communauté collaborative. Les ressources sont accessibles en permanence et adaptées aux différents profils utilisateurs.
Quelles évolutions sont prévues ?
Parmi les extensions attendues figurent l’extension vers la pharmacie et l’hospitalisation, l’intégration d’outils prédictifs basés sur l’IA et des interfaces mobiles renforcées pour le suivi en temps réel.
Que faire en cas de litige sur une prise en charge ?
La traçabilité offerte par Oxantis facilite l’expertise. En cas de contestation, les historiques de traitement et les pièces justificatives sont disponibles pour constituer un dossier de recours auprès de la mutuelle ou du gestionnaire.